management korespondesi

MANAGEMENT KORESPONDENSI

·         Korespondensi adalah alat komunkasi perekam untuk dan dari perseorangan yang didalam atau diluar organisasi. Contohnya adalah surat.

·         Management korenspondenai merupakan management yang menekankan pada contoh komunikasi tertulis dalam dan luar organisasi

·         Kategorinya adalah:

1)   Sifatnya administratif

2)   Sifat accounting

3)   Sifat project

4)   Sifat casse

·         Management korespondensi

1)   Metode pengelolaan

2)   Menentukan jenis surat

3)   Standarisasi kertas

4)   Huruf

5)   Pengamanan

6)   Kewenangan

7)   Penandatangan surat tersebut

·         Unsur management korespondensi

1)   Format (susunan) dari kop surat sampai tanda tangan yang membuat surat. Format bisa dilihat dari bentuknya baik cetak maupun digital

2)   Lambang, logo atau cap dinas

3)   Standarisasi dilihat dari kertas dan amplop

4)   Identitas surat (nomor surat, perihal)

5)   Pengamanan surat (pembuatan konsep atau subjeknya, pengetikan hurufnya, penggandaan)

6)  Kewenangan dan pendelegasian surat (dari siapa dan ditujukan ke siapa)

·         Jenis-jenis sarana komunikasi atau korespondensi

1.  Surat

2.  Formulir

3.  Laporan

4.  Produk hukum (mengikat dan wajib dilaksanakan)

5.  Produk teknologi

·         Formulir dibagi menjadi dua, yakni:

1.  Interen, yaitu formulir yang digunakan organisasi secara terstruktur dalam level management

2.  Eksteren, yaitu formulir yang digunakan untuk komunikasi secara terstruktur dalam level management

·         Tujuan formulir

1.  Untuk keseragaman dalam sebuah organisasi

2.  Untuk mempermudah pengelolaan data atau kualifikasi

3.  Untuk mempermudah pemberkasan

4.  Untuk tata kerja atau penerbitan

5.  Sebagai alat pemberi intruksi atau keputusan

·         Faktor-faktor menganalisa formulir

1.  Kebutuhan akan formulir

2.  Keterbatasan formulir

3.  Efisiensi formulir

4.  Penyampaian formulir

5.  Penyimpanan formulir

·         Aspek fisik dan formulirnya

1.  Sifat kertas jangan sampai pakai kertas yang tipis. Formulir jangan sampai tergulung, warna kertas yang berbeda pada setiap klasifikasi

2.  Penggunaan kata-kata, gunakan kata-kata yang jelas dan percobaan sebelum launching

3.  Garis, dari kop surat, perihal gunakan garis-garis untuk memisahkan

4.  Ruang kosong, jangan sampai didalam surat berisikan tulisan semua

·         Laporan adalah hal penting untuk penciptaan dan penyediaan informasi sebagai bukit bahwa kegitan sudah dilakukan

·         Jenis-jenis laporan

1.   Laporan eksekutif biasanya ditujukan untuk pimpinan suatu organisasi

2.  Laporan periodik biasanya bukti pelaksanaan kera yang bersifat berkala

3.  Laporan khusu biasanya berisi uraian yang perlu dilaporkan

·         Fungsi laporan

1.  Untuk memberkan gambaran tentang kekurangan atau kelenihan suatu organisasi

2.  Menunjukkan aspek-aspwk yang perlu disempurnakan

3.  Untuk menyediakan data sebagai bahan pengambilan keputusan

4.  Sebagai sarana menyampaikan kesimpulan atau gagasan baru kepada atasan

akses dan pelayanan arsip statis

AKSES DAN PELAYANAN ARSIP STATIS

KONSEP AKSES

v  Adelman dan Elliot, cakupan pelayanan bagi kelompok masyarakat dalam menggunakan pelayanan publik

Akses dalam Kearsipan

v  Ketersediaan arip untuk dibaca sebagai akibat ketentuan hukum yang berlakudan tersedianya sarana penemuan arsip

v  Tersedianya ijin untuk membaca arsip

v  Kesempatan yang diberikan untuk memperoleh arsip yang secara pertimbangan masih dinyatakan tertutup

Pasal 15 PP No 34 tahun 1979tentang Penyusutan Arsip

v  Pada dasarnya, sifat arsip statis adalah terbuka

v  Namun bila lembaga negara atau badan pemerintah menganggap harus dijaga kerahasiaannya, dapat tetap diperlakukan sesuai ketentuan tentang kerahasiaan dokumen

Akses terbatas terhadap arsip statis

v  Kewenangan yang diberikan untuk memperoleh informasi atau melakukan penelitian pada arsip dibatasi oleh kualifikasi karena pertimbangan fisik arsip atau peraturan perundangan yang berlaku

Pembatasan dilakukan pada

v  Kualifikasi jenis informasi

v  Jenis/bentuk arsip

v  Kurun waktu

v  Kedudukan orang

v  Pengguna

Hal-hal yang harus diperhatikan

v  Peraturan yang berlaku

v  Sensitivitas dan kerahasiaan arsip

v  Perlindungan privasi individu

v  Pencipta atau pemilik arsip sebelumnya

v  Ketersediaan jalan masuk sarana dan prasarana

v  Kondisi arsip

v  Keamanan arsip

Penyebab arsip statis tidak terbuka secara umum

v  Bahaya bagi keamanan negara

v  Menimbulkan SARA

v  Menyangkut privasi orang

v  Atas permintaan penyerah arsip

v  Belum ada sarana penemuan arsip

v  Arsip rusak

Prinsip pelayanan arsip statis

v  Tidak melawan peraturan

v  Netral

v  Tidak berprasangka buruk pada pengguna

v  Menyediakan fasilitas yang memadai

Prosedur pelayanan arsip

v  Pengguna memenuhi persyaratan yang diminta

v  Pengguna dapat mencari arsip yang diinginkan melalui sistem online dll.

v  Pengguna arsip mengisi blanko permintaan arsip

v  Pengguna dapat menggandakan arsip dengan mengisi blanko penggandaan

Jenis layanan arsip statis

v  Pemanfaatan jalan masuk arsip

v  Ruang baca arsip

v  Jasa konsultasi penelitian

v  Penggunaan fasiitas baca

v  Jasa reproduksi arsip media baru

v  Jasa transliterasi naskah kuno dan terjemahan

v  Jasa penelusuran arsip

Kompetensi SDM arsip statis

v  Memiliki penampilan yang rapi, sopan santun dan murah senyum

v  Mampu menjaga citra lembaga kearsipan

v  Mampu berbahasa asing

Pemanfaatan dan pendayagunaan arsip

v  Penyelenggaraan pameran dan publikasi kearsipan statis

·         Digunakan sebagai media pendidikan

·         Mencerminkan khazanah kearsipan

·         Diperlukan seleksi materi arsip

·         Perencanaan tema pameran

·         Tetap memperhatikan keamanan dan pemeliharaan arsip

·         Publikasi arsip

ARSIP DINAMIS DAN STATIS

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, contohnya seperti absensi yang digunakan selama satu semester. Arisp ini dinamis dan akan selalu digunakan kegiatan belajar mengajar masih berada di semester itu. Arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1.        Arsip masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari

2.      Arsip yang senantiasa berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

3.       Pada dasarnya, arsip dinamis bersifat tertutup. Sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Sesuai fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibagi sebagai berikut:

1.        Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan administrasi di kantor

2.      Arsip semi aktif, arsip yang frekuensi penggunaannya sudah muai menurun

3.       Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah sangat jarang digunakan

Siklus arsip dinamis yaitu sebagai berikut:

            Tahap pertama yaitu tahap penciptaan. Proses ini terjadi saat tulisan dituangkan diatas kertas. Atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, atau media lainnya.

            Tahap kedua yaitu tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu tertentu. Karena tingkat penggunaannya yang sering dan membutuhkan akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di filing cabinet atau almari arsip

            Tahap ketiga, yaitu tahap inaktif. Tahap ini terjadi saat arsip sudah mulai berkurang penggunaannya atau sudah tidak dipakai. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau kebutuhan rujukan.

            Tahap keempat ialah tahap penyusutan. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip.

Adapun mengenai arsip statis, jenis arsip ini diidentikkan sebagai arsip permanent, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan. Arsip ini secara hukum tidak boleh dimusnahkan. Arsip statis bernilai guna pertanggungjawaban nasional, yaitu arsip yang memuat informasi bukti keberadaan, prestasi, fenomena dll.

Fungsi arsip statis:

1.        Sebagai memori kolektif bangsa atau instansi

2.      Sebagai bahan penelitian/iptek

3.       Sebagai pembuktian sah di pengadilan

4.      Sebagai sarana penelusuran silsilah

5.      Digunakan untuk kepentingan politik

6.      Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat

Pengelolaan arsip statis diatur dalam Keppres RI No. 105/2004. Yaitu, suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan (pasal 1 butir 3)

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraansehari-hari administrasi negara (pasal 1 butir 2)