ARSIP DINAMIS DAN STATIS

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, contohnya seperti absensi yang digunakan selama satu semester. Arisp ini dinamis dan akan selalu digunakan kegiatan belajar mengajar masih berada di semester itu. Arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1.        Arsip masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari

2.      Arsip yang senantiasa berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

3.       Pada dasarnya, arsip dinamis bersifat tertutup. Sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Sesuai fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibagi sebagai berikut:

1.        Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan administrasi di kantor

2.      Arsip semi aktif, arsip yang frekuensi penggunaannya sudah muai menurun

3.       Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah sangat jarang digunakan

Siklus arsip dinamis yaitu sebagai berikut:

            Tahap pertama yaitu tahap penciptaan. Proses ini terjadi saat tulisan dituangkan diatas kertas. Atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, atau media lainnya.

            Tahap kedua yaitu tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu tertentu. Karena tingkat penggunaannya yang sering dan membutuhkan akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di filing cabinet atau almari arsip

            Tahap ketiga, yaitu tahap inaktif. Tahap ini terjadi saat arsip sudah mulai berkurang penggunaannya atau sudah tidak dipakai. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau kebutuhan rujukan.

            Tahap keempat ialah tahap penyusutan. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip.

Adapun mengenai arsip statis, jenis arsip ini diidentikkan sebagai arsip permanent, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan. Arsip ini secara hukum tidak boleh dimusnahkan. Arsip statis bernilai guna pertanggungjawaban nasional, yaitu arsip yang memuat informasi bukti keberadaan, prestasi, fenomena dll.

Fungsi arsip statis:

1.        Sebagai memori kolektif bangsa atau instansi

2.      Sebagai bahan penelitian/iptek

3.       Sebagai pembuktian sah di pengadilan

4.      Sebagai sarana penelusuran silsilah

5.      Digunakan untuk kepentingan politik

6.      Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat

Pengelolaan arsip statis diatur dalam Keppres RI No. 105/2004. Yaitu, suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan (pasal 1 butir 3)

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraansehari-hari administrasi negara (pasal 1 butir 2)