akses dan pelayanan arsip statis

AKSES DAN PELAYANAN ARSIP STATIS

KONSEP AKSES

v  Adelman dan Elliot, cakupan pelayanan bagi kelompok masyarakat dalam menggunakan pelayanan publik

Akses dalam Kearsipan

v  Ketersediaan arip untuk dibaca sebagai akibat ketentuan hukum yang berlakudan tersedianya sarana penemuan arsip

v  Tersedianya ijin untuk membaca arsip

v  Kesempatan yang diberikan untuk memperoleh arsip yang secara pertimbangan masih dinyatakan tertutup

Pasal 15 PP No 34 tahun 1979tentang Penyusutan Arsip

v  Pada dasarnya, sifat arsip statis adalah terbuka

v  Namun bila lembaga negara atau badan pemerintah menganggap harus dijaga kerahasiaannya, dapat tetap diperlakukan sesuai ketentuan tentang kerahasiaan dokumen

Akses terbatas terhadap arsip statis

v  Kewenangan yang diberikan untuk memperoleh informasi atau melakukan penelitian pada arsip dibatasi oleh kualifikasi karena pertimbangan fisik arsip atau peraturan perundangan yang berlaku

Pembatasan dilakukan pada

v  Kualifikasi jenis informasi

v  Jenis/bentuk arsip

v  Kurun waktu

v  Kedudukan orang

v  Pengguna

Hal-hal yang harus diperhatikan

v  Peraturan yang berlaku

v  Sensitivitas dan kerahasiaan arsip

v  Perlindungan privasi individu

v  Pencipta atau pemilik arsip sebelumnya

v  Ketersediaan jalan masuk sarana dan prasarana

v  Kondisi arsip

v  Keamanan arsip

Penyebab arsip statis tidak terbuka secara umum

v  Bahaya bagi keamanan negara

v  Menimbulkan SARA

v  Menyangkut privasi orang

v  Atas permintaan penyerah arsip

v  Belum ada sarana penemuan arsip

v  Arsip rusak

Prinsip pelayanan arsip statis

v  Tidak melawan peraturan

v  Netral

v  Tidak berprasangka buruk pada pengguna

v  Menyediakan fasilitas yang memadai

Prosedur pelayanan arsip

v  Pengguna memenuhi persyaratan yang diminta

v  Pengguna dapat mencari arsip yang diinginkan melalui sistem online dll.

v  Pengguna arsip mengisi blanko permintaan arsip

v  Pengguna dapat menggandakan arsip dengan mengisi blanko penggandaan

Jenis layanan arsip statis

v  Pemanfaatan jalan masuk arsip

v  Ruang baca arsip

v  Jasa konsultasi penelitian

v  Penggunaan fasiitas baca

v  Jasa reproduksi arsip media baru

v  Jasa transliterasi naskah kuno dan terjemahan

v  Jasa penelusuran arsip

Kompetensi SDM arsip statis

v  Memiliki penampilan yang rapi, sopan santun dan murah senyum

v  Mampu menjaga citra lembaga kearsipan

v  Mampu berbahasa asing

Pemanfaatan dan pendayagunaan arsip

v  Penyelenggaraan pameran dan publikasi kearsipan statis

·         Digunakan sebagai media pendidikan

·         Mencerminkan khazanah kearsipan

·         Diperlukan seleksi materi arsip

·         Perencanaan tema pameran

·         Tetap memperhatikan keamanan dan pemeliharaan arsip

·         Publikasi arsip