pengelompokan arsip

PENGELOMPOKAN ARSIP

Arsip dikelompokkan menjadi beberapa macam berdasarkan ketentuan-ketentuan. Arsip dibagi menjadi 9 pengelompokan, yaitu:

·         Berdasarkan fungsi.

1.       Dinamis, arsip yang dipergunakan langsung , yang frekuensinya penggunaannya tetap contohnya KTP

2.      Statis, arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam pelaksanaan, perencanaan dan kegiatan administrasi. Contohnya KK

·         Berdasar nilai guna

1.       Nilai guna ilmiah yaitu arsip yang berupa sumber-sumber yang mencanangkan penelitian-penelitian seperti jurnal, makalah, tesis dll

2.      Nilai guna informasi yaitu arsip yang berguna untuk memberikan informasi /pengetahuan dari isi arsip tersebut. Contohnya koran.

·         Berdasarkan sifat

1.       Arsip tertutup: arsip yang dalam pemberlakuannya dengan kerahasiaan contohnya seperti arsip BIN (Badan Intelejen Negara)

2.      Arsip terbuka: arsip yang pemberlakuannya umum untuk diketahui semua orang

·         Berdasarkan penyimpanan dan pemeliharaan

1.       Arsip sentral. Arsip yang disimpan dan dipelihara di tempat tertentu. Contohnya seperti manuskrip yang disimpan didalam museum

2.      Arsip pemerintah, arsip yang disimpan secara nasional. Misalnya catatan dinas kependudukan

3.      Arsip Unit, yaitu arsip yang dibuat dalam satu lembaga tertentu. Contohnya  arsip Himpunan Mahasiswa Jurusan SPI

·         Berdasarkan keasliannya

1.       Arsip autentik. Arsip yang asli contohnya seperti kartu KK

2.      Arsip tembusan. Arsip asli namun berupa tembusan. Misalnya tembusan surat untuk kepala sekolah

3.      Arsip salinan. Arsip yang berupa foto copy atau hasil scan dari surat yang asli

·         Berdasarkan wujud dan bentuknya

1.       Cetak. Berupa lampiran lampiran dll.

2.      Digital yaitu berupa file

·         Berdasarkan sifat kepentingan

1.       Non esensial. Arsip yang tidak melalui pengolahan dan tidak berhubungan dg hal-hal penting. Contohnya surat undangan setelah selesai tangganya.

2.      Arsip penting. Arsip yang memiliki nilai-nilai hukum , keuangan dll dan disimpan untuk sementara. Contohnya seperti KK

3.      Arsip vital.arsip yang tidak akan berubah. Contohnya teks proklamasi.

4.     Arsip rahasia. Contohnya Arsip Inteligen Negara

·         Berdasarkan pemiliknya

1.       Lembaga pemerintahan seperti Arsip Nasional milik negara

2.      Lembaga non pemerintahan seperti arsip milik perusahaan

3.      Arsip sentral unit