akses dan pelayanan arsip statis

AKSES DAN PELAYANAN ARSIP STATIS

KONSEP AKSES

v  Adelman dan Elliot, cakupan pelayanan bagi kelompok masyarakat dalam menggunakan pelayanan publik

Akses dalam Kearsipan

v  Ketersediaan arip untuk dibaca sebagai akibat ketentuan hukum yang berlakudan tersedianya sarana penemuan arsip

v  Tersedianya ijin untuk membaca arsip

v  Kesempatan yang diberikan untuk memperoleh arsip yang secara pertimbangan masih dinyatakan tertutup

Pasal 15 PP No 34 tahun 1979tentang Penyusutan Arsip

v  Pada dasarnya, sifat arsip statis adalah terbuka

v  Namun bila lembaga negara atau badan pemerintah menganggap harus dijaga kerahasiaannya, dapat tetap diperlakukan sesuai ketentuan tentang kerahasiaan dokumen

Akses terbatas terhadap arsip statis

v  Kewenangan yang diberikan untuk memperoleh informasi atau melakukan penelitian pada arsip dibatasi oleh kualifikasi karena pertimbangan fisik arsip atau peraturan perundangan yang berlaku

Pembatasan dilakukan pada

v  Kualifikasi jenis informasi

v  Jenis/bentuk arsip

v  Kurun waktu

v  Kedudukan orang

v  Pengguna

Hal-hal yang harus diperhatikan

v  Peraturan yang berlaku

v  Sensitivitas dan kerahasiaan arsip

v  Perlindungan privasi individu

v  Pencipta atau pemilik arsip sebelumnya

v  Ketersediaan jalan masuk sarana dan prasarana

v  Kondisi arsip

v  Keamanan arsip

Penyebab arsip statis tidak terbuka secara umum

v  Bahaya bagi keamanan negara

v  Menimbulkan SARA

v  Menyangkut privasi orang

v  Atas permintaan penyerah arsip

v  Belum ada sarana penemuan arsip

v  Arsip rusak

Prinsip pelayanan arsip statis

v  Tidak melawan peraturan

v  Netral

v  Tidak berprasangka buruk pada pengguna

v  Menyediakan fasilitas yang memadai

Prosedur pelayanan arsip

v  Pengguna memenuhi persyaratan yang diminta

v  Pengguna dapat mencari arsip yang diinginkan melalui sistem online dll.

v  Pengguna arsip mengisi blanko permintaan arsip

v  Pengguna dapat menggandakan arsip dengan mengisi blanko penggandaan

Jenis layanan arsip statis

v  Pemanfaatan jalan masuk arsip

v  Ruang baca arsip

v  Jasa konsultasi penelitian

v  Penggunaan fasiitas baca

v  Jasa reproduksi arsip media baru

v  Jasa transliterasi naskah kuno dan terjemahan

v  Jasa penelusuran arsip

Kompetensi SDM arsip statis

v  Memiliki penampilan yang rapi, sopan santun dan murah senyum

v  Mampu menjaga citra lembaga kearsipan

v  Mampu berbahasa asing

Pemanfaatan dan pendayagunaan arsip

v  Penyelenggaraan pameran dan publikasi kearsipan statis

·         Digunakan sebagai media pendidikan

·         Mencerminkan khazanah kearsipan

·         Diperlukan seleksi materi arsip

·         Perencanaan tema pameran

·         Tetap memperhatikan keamanan dan pemeliharaan arsip

·         Publikasi arsip

ARSIP DINAMIS DAN STATIS

ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi, contohnya seperti absensi yang digunakan selama satu semester. Arisp ini dinamis dan akan selalu digunakan kegiatan belajar mengajar masih berada di semester itu. Arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1.        Arsip masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari

2.      Arsip yang senantiasa berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

3.       Pada dasarnya, arsip dinamis bersifat tertutup. Sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Sesuai fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat dibagi sebagai berikut:

1.        Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan administrasi di kantor

2.      Arsip semi aktif, arsip yang frekuensi penggunaannya sudah muai menurun

3.       Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah sangat jarang digunakan

Siklus arsip dinamis yaitu sebagai berikut:

            Tahap pertama yaitu tahap penciptaan. Proses ini terjadi saat tulisan dituangkan diatas kertas. Atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, atau media lainnya.

            Tahap kedua yaitu tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu tertentu. Karena tingkat penggunaannya yang sering dan membutuhkan akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di filing cabinet atau almari arsip

            Tahap ketiga, yaitu tahap inaktif. Tahap ini terjadi saat arsip sudah mulai berkurang penggunaannya atau sudah tidak dipakai. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau kebutuhan rujukan.

            Tahap keempat ialah tahap penyusutan. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip.

Adapun mengenai arsip statis, jenis arsip ini diidentikkan sebagai arsip permanent, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan. Arsip ini secara hukum tidak boleh dimusnahkan. Arsip statis bernilai guna pertanggungjawaban nasional, yaitu arsip yang memuat informasi bukti keberadaan, prestasi, fenomena dll.

Fungsi arsip statis:

1.        Sebagai memori kolektif bangsa atau instansi

2.      Sebagai bahan penelitian/iptek

3.       Sebagai pembuktian sah di pengadilan

4.      Sebagai sarana penelusuran silsilah

5.      Digunakan untuk kepentingan politik

6.      Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat

Pengelolaan arsip statis diatur dalam Keppres RI No. 105/2004. Yaitu, suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan (pasal 1 butir 3)

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraansehari-hari administrasi negara (pasal 1 butir 2)

pengelompokan arsip

PENGELOMPOKAN ARSIP

Arsip dikelompokkan menjadi beberapa macam berdasarkan ketentuan-ketentuan. Arsip dibagi menjadi 9 pengelompokan, yaitu:

·         Berdasarkan fungsi.

1.       Dinamis, arsip yang dipergunakan langsung , yang frekuensinya penggunaannya tetap contohnya KTP

2.      Statis, arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam pelaksanaan, perencanaan dan kegiatan administrasi. Contohnya KK

·         Berdasar nilai guna

1.       Nilai guna ilmiah yaitu arsip yang berupa sumber-sumber yang mencanangkan penelitian-penelitian seperti jurnal, makalah, tesis dll

2.      Nilai guna informasi yaitu arsip yang berguna untuk memberikan informasi /pengetahuan dari isi arsip tersebut. Contohnya koran.

·         Berdasarkan sifat

1.       Arsip tertutup: arsip yang dalam pemberlakuannya dengan kerahasiaan contohnya seperti arsip BIN (Badan Intelejen Negara)

2.      Arsip terbuka: arsip yang pemberlakuannya umum untuk diketahui semua orang

·         Berdasarkan penyimpanan dan pemeliharaan

1.       Arsip sentral. Arsip yang disimpan dan dipelihara di tempat tertentu. Contohnya seperti manuskrip yang disimpan didalam museum

2.      Arsip pemerintah, arsip yang disimpan secara nasional. Misalnya catatan dinas kependudukan

3.      Arsip Unit, yaitu arsip yang dibuat dalam satu lembaga tertentu. Contohnya  arsip Himpunan Mahasiswa Jurusan SPI

·         Berdasarkan keasliannya

1.       Arsip autentik. Arsip yang asli contohnya seperti kartu KK

2.      Arsip tembusan. Arsip asli namun berupa tembusan. Misalnya tembusan surat untuk kepala sekolah

3.      Arsip salinan. Arsip yang berupa foto copy atau hasil scan dari surat yang asli

·         Berdasarkan wujud dan bentuknya

1.       Cetak. Berupa lampiran lampiran dll.

2.      Digital yaitu berupa file

·         Berdasarkan sifat kepentingan

1.       Non esensial. Arsip yang tidak melalui pengolahan dan tidak berhubungan dg hal-hal penting. Contohnya surat undangan setelah selesai tangganya.

2.      Arsip penting. Arsip yang memiliki nilai-nilai hukum , keuangan dll dan disimpan untuk sementara. Contohnya seperti KK

3.      Arsip vital.arsip yang tidak akan berubah. Contohnya teks proklamasi.

4.     Arsip rahasia. Contohnya Arsip Inteligen Negara

·         Berdasarkan pemiliknya

1.       Lembaga pemerintahan seperti Arsip Nasional milik negara

2.      Lembaga non pemerintahan seperti arsip milik perusahaan

3.      Arsip sentral unit

WAGE KERAMAT, RITUAL TOLAK BALAK SUMPAH LEMBU SURO

Wage Keramat mungkin belum cukup familiar bagi masyarakat di luar Kediri. Bagi masyarakat di sekitar lereng gunung Kelud, ritual tersebut bukanlah hal baru. Upacara adat tersebut dikaitkan dengan sosok Lembu Sura yang tersohor di hampir semua masyarakat di lereng Kelud.

Wage Keramat dan Lembu Sura ibarat dua sisi mata koin, sebab keduanya miliki benang merah terkait gunung Kelud, salah satu gunung api paling aktif di Jawa Timur.

Wilayah gunung tersebut meliputi tiga kabupaten yaitu Kediri, Blitar dan Malang. Di Kediri, gunung Kelud merupakan salah satu objek wisata paling digandrungi oleh masyarakat. Hal ini dikarenakan gunung Kelud tak hanya memiliki pemandangan eksotis, namun juga kental akan  kisahnya yang melegenda.

Gunung Kelud menjadi saksi kisah seorang Putri Kediri yang menarik janjinya. Putri cantik jelita itu bernama Dewi Kili Suci, putri Raja Erlangga penguasa kerajaan Kediri. Selain tersohor dengan kecantikannya, Dewi Kili Suci juga terkenal sebagai seorang pertapa yang enggan mewarisi tahta kerajaan. Ia lebih suka menyendiri menghabiskan waktunya di Gua Selomangkleng, tempat ia bertapa. Gua tersebut letaknya di sebelah barat kota Kediri.

Semua pesona yang ia miliki itu telah menggoda para raja untuk mempersuntingnya, di antaranya adalah Lembu Sura dan Mahesa Suro. Namun, Dewi Kili Suci menolak dengan memberikan sayembara yang mustahil untuk dilakukan oleh manusia biasa.

Mereka diminta untuk membuat sumur di puncak gunung Kelud. Sumur tersebut kriterianya satu harus berbau wangi dan yang satu berbau amis. Dua pekerjaan ini harus mampu diselesaikan dalam waktu satu malam sebelum ayam jantan berkokok.

Meski sudah berhasil memenuhi permintaan tersebut, Dewi Kili Suci masih mengajukan permintaan agar mereka masuk ke dalam sumur. Hal ini demi membuktikan bahwa sumur itu benar-benar berbau amis dan wangi.

Keduanya terperdaya dan menerjunkan diri dalam kedalaman sumur. Tanpa mereka sadari, Dewi Kili Suci memerintahkan para prajuritnya untuk menimbun keduanya dengan batu. Maka pada ucapan sumpah dari Lembu Sura menggema di saat-saat terakhir hidupnya, “Yoh, wong Kediri mbesuk bakal pethuk piwalesku sing makaping kaping yoiku: Kediri bakal dadi kali, Blitar dadi latar, Tulungagung bakal dadi Kedung.”

[Hei, orang Kediri besok akan mendapatkan balasanku yang sangat besar, Kediri akan jadi sungai, Blitar akan jadi daratan dan Tulungagung menjadi danau.]

Sampai saat ini, sumpah tersebut masih dipercaya oleh masyarakatnya, terutama bagi masyarakat Kediri dan Sekitar gunung Kelud. Salah satu daerah yang berada di barat gunung Kelud bernama Wates (dalam Bahasa Indonesia berarti batas) juga dipercayai dahulunya sebagai daerah hutan yang dibuat oleh Dewi Kili Suci. Hutan ini sebagai bentuk antisipasi untuk menyelamatkan Kediri dari letusan gunung yang disebabkan amarah Lembu Sura.

Akibat Legenda yang mengiringi Gunung Kelud tersebut, warga sekitar mengadakan Wage Keramat. Tradisi ini tidak hanya dilakukan oleh Masyarakat dari kalangan agama Hindhu-Buddha saja. Wage Keramat lebih seperti gotong royong masyarakat secara umum tanpa memandang agama. Ritual ini dimaksudkan sebagai tolak balak atas kutukan Lembu Sura.

Namun bagi masyarakat Hindu-Buddha, terdapat makna tersendiri dalam upacara ini. Bagi mereka, gunung dianggap sangat sakral, seperti gunung Kelud yang merupakan gunung tolak kejahatan. Ditinjau dari asal kata, Kelud berarti membersihkan. Dalam bahasa Jawa, Kelud juga berarti sapu atau kemoceng. Bagi masyarakat Hindu, upacara Wage Keramat ini digunakan sebagai bentuk rasa syukur pada Sang Hyang Widhi.

Upacara Wage Keramat dilaksanakan setiap bulan Sura pada pasaran Wage. Pemilihan bulan Sura tentu saja sebagai harapan dijauhkan dari terwujudnya sumpah Lembu Sura, sedangkan Wage adalah hari pasaran keempat penanggalan Jawa yang identik dengan meletusnya gunung Kelud.

Wage Keramat dimulai dengan kirab yang dipimpin oleh para sesepuh yang berada paling depan, bersama dengan sejumlah pria yang mengenakan pakaian serba hitam lengkap dengan blangkon. Kemudian disusul seorang perempuan yang diangkat menggunakan tandu, diiringi oleh para penari.

Di belakangnya,  para warga beramai-ramai mengarak hasil bumi yang dibentuk menjulang. Arakan ini terdiri dari buah-buahan dan berbagai macam sayuran.  Sesampainya di tempat,  mereka beradu cepat memperebutkan hasil bumi tersebut. Mereka percaya bahwa hasil bumi ini penuh dengan keberkahan.

Acara puncak  dimeriahkan oleh sejumlah pria memakai baju hitam lengkap dengan blangkon yang duduk bersimpuh di samping kawah. Di hadapan mereka terdapat  bertumpuk aneka sesaji yang berisi dua buah kelapa, kembang telon dan lainnya.

Sesaji ini nantinya akan dilarung di kawah gunung. Ini  sebagai wujud rasa syukur dan meminta perlindungan dari amarah Lembu Sura.

Biasanya, upacara ini dilakukan tepat di kawah gunung Kelud dengan prosesi Pakelem. Prosesi ini berupa melepas sesaji hasil bumi dan unggas. Namun, semenjak letusan yang terjadi pada 13 Februari 2014, kini warga memulai ritual di radius 3 km dari kawah gunung. Dilanjutkan dengan acara kirab sejauh satu setengah km ke atas sampai di atas jembatan Gladak. Jembatan ini diyakini masyarakat sebagai pintu gerbang kerajaan Kediri.

Bagi warga Blitar dan Kediri, fenomena Kelud yang meletus pada pasaran Wage bukanlah sesuatu yang baru. Kebiasaan tersebut sudah lama diketahui warga bahkan menjadi pengingat warga untuk terus waspada dan mempersiapkan diri.

Wage Keramat merupakan warisan budaya yang elok. Masyarakat diajak untuk melupakan sejenak berbagai perbedaan untuk kemudian berada dalam satu penghargaan terhadap alam. Terlepas dari legenda sumpah Lembu Sura, Wage Keramat memiliki unsur gotong-royong yang sangat nampak sebagai wujud menguatnya lokalitas.