management korespondesi

MANAGEMENT KORESPONDENSI

·         Korespondensi adalah alat komunkasi perekam untuk dan dari perseorangan yang didalam atau diluar organisasi. Contohnya adalah surat.

·         Management korenspondenai merupakan management yang menekankan pada contoh komunikasi tertulis dalam dan luar organisasi

·         Kategorinya adalah:

1)   Sifatnya administratif

2)   Sifat accounting

3)   Sifat project

4)   Sifat casse

·         Management korespondensi

1)   Metode pengelolaan

2)   Menentukan jenis surat

3)   Standarisasi kertas

4)   Huruf

5)   Pengamanan

6)   Kewenangan

7)   Penandatangan surat tersebut

·         Unsur management korespondensi

1)   Format (susunan) dari kop surat sampai tanda tangan yang membuat surat. Format bisa dilihat dari bentuknya baik cetak maupun digital

2)   Lambang, logo atau cap dinas

3)   Standarisasi dilihat dari kertas dan amplop

4)   Identitas surat (nomor surat, perihal)

5)   Pengamanan surat (pembuatan konsep atau subjeknya, pengetikan hurufnya, penggandaan)

6)  Kewenangan dan pendelegasian surat (dari siapa dan ditujukan ke siapa)

·         Jenis-jenis sarana komunikasi atau korespondensi

1.  Surat

2.  Formulir

3.  Laporan

4.  Produk hukum (mengikat dan wajib dilaksanakan)

5.  Produk teknologi

·         Formulir dibagi menjadi dua, yakni:

1.  Interen, yaitu formulir yang digunakan organisasi secara terstruktur dalam level management

2.  Eksteren, yaitu formulir yang digunakan untuk komunikasi secara terstruktur dalam level management

·         Tujuan formulir

1.  Untuk keseragaman dalam sebuah organisasi

2.  Untuk mempermudah pengelolaan data atau kualifikasi

3.  Untuk mempermudah pemberkasan

4.  Untuk tata kerja atau penerbitan

5.  Sebagai alat pemberi intruksi atau keputusan

·         Faktor-faktor menganalisa formulir

1.  Kebutuhan akan formulir

2.  Keterbatasan formulir

3.  Efisiensi formulir

4.  Penyampaian formulir

5.  Penyimpanan formulir

·         Aspek fisik dan formulirnya

1.  Sifat kertas jangan sampai pakai kertas yang tipis. Formulir jangan sampai tergulung, warna kertas yang berbeda pada setiap klasifikasi

2.  Penggunaan kata-kata, gunakan kata-kata yang jelas dan percobaan sebelum launching

3.  Garis, dari kop surat, perihal gunakan garis-garis untuk memisahkan

4.  Ruang kosong, jangan sampai didalam surat berisikan tulisan semua

·         Laporan adalah hal penting untuk penciptaan dan penyediaan informasi sebagai bukit bahwa kegitan sudah dilakukan

·         Jenis-jenis laporan

1.   Laporan eksekutif biasanya ditujukan untuk pimpinan suatu organisasi

2.  Laporan periodik biasanya bukti pelaksanaan kera yang bersifat berkala

3.  Laporan khusu biasanya berisi uraian yang perlu dilaporkan

·         Fungsi laporan

1.  Untuk memberkan gambaran tentang kekurangan atau kelenihan suatu organisasi

2.  Menunjukkan aspek-aspwk yang perlu disempurnakan

3.  Untuk menyediakan data sebagai bahan pengambilan keputusan

4.  Sebagai sarana menyampaikan kesimpulan atau gagasan baru kepada atasan